Umowa najmu należy do kategorii nazwanych umów cywilnoprawnych, co oznacza, że jej pełną regulację możemy odnaleźć w przepisach Kodeksu cywilnego. Czym jest to zobowiązanie, jak określamy jego strony i z jakimi dokładnie powinnościami się ono wiąże?
Tak naprawdę, wynająć można każdą rzecz – zarówno tę ruchomą (np. samochód), jak i nieruchomość (np. lokal mieszkalny). W zdecydowanej większości przypadków, przedmiotami najmu są jednak nieruchomości (głównie te o charakterze lokalowym lub budynkowym).
Zgodnie z treścią art. 659 Kodeksu cywilnego, przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju. Umowę najmu możemy więc scharakteryzować jako czasowe oddanie w używanie określonej rzeczy innej osobie, które musi następować za odpłatnością.
Na podstawie umowy najmu, powstaje stosunek prawny o charakterze obligacyjnym, na podstawie którego najemca nabywa uprawnienie do korzystania z rzeczy, a wynajmujący do uzyskiwania należnego mu czynszu.
Umowę najmu należy odróżnić od umowy dzierżawy – w tym drugim przypadku mamy do czynienia ze znacznie szerzej ukształtowanym prawem dzierżawcy (w stosunku do sytuacji najemcy) dotyczącym trwałości stosunku prawnego oraz zakresu władania rzeczą, będącą przedmiotem umowy. Ze stanowiącej jedną z ogólnych zasad prawa cywilnego reguły, że nie można w drodze czynności prawnej ustanowić na rzecz osoby trzeciej prawa szerszego niż się samemu posiada (nemo plus iuris ad alium transferre potest quam ipse habet), przyjąć należy, że najemca lokalu użytkowego nie posiada kompetencji do zawarcia (jako wydzierżawiający) umowy dzierżawy przedmiotu najmu. Stosunkiem prawnym, na podstawie którego najemca mógłby ewentualnie oddać od korzystania posiadaną przez niego rzecz osobie trzeciej (o ile jest odpłatny), jest podnajem.
Dla zawarcia umowy najmu Kodeks cywilny nie przewiduje żadnej formy szczególnej, której niezachowanie skutkuje nieważnością lub nieskutecznością tej czynności prawnej, bowiem umowa najmu, której przedmiotem jest rzecz ruchoma, może być zawarta w dowolnej formie (pisemnej, ustnej), a nawet w sposób dorozumiany. Jedynie umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być stwierdzona pismem. W razie niezachowania tej formy umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony takiej umowy zawarły swoje zobowiązanie przed notariuszem – czy to w formie pisemnej z poświadczonymi notarialnie podpisami, czy też w formie aktu notarialnego.
Stosunek najmu zawiązuje się na podstawie umowy, w której wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Stosunek prawny najmu, ma charakter dwustronnie zobowiązujący i wzajemny. Ekwiwalentem świadczenia wynajmującego, które polega na oddaniu rzeczy do używania, jest świadczenie najemcy, polegające na płaceniu umówionego czynszu. W związku z tym najem jest umową odpłatną. Do zawarcia umowy najmu dochodzi, gdy strony uzgodnią istotne jej składniki, do jakich należą przedmiot najmu i czynsz stanowiący ekwiwalent za możliwość korzystania z rzeczy. Nie można mówić o zawarciu umowy najmu, jeżeli nie określono w niej tych właśnie podstawowych elementów.
Art. 660 KC przewiduje, że umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że zgodnie z art. 77 § 1 KC uzupełnienia lub zmiana umowy wymagały zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. W związku z czym, jeśli umowa najmu do jej zmiany wymagała zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, to do wznowienia jej realizacji, po wypowiedzeniu jej ze skutkiem natychmiastowym (co spowodowałoby jej rozwiązanie), konieczne będzie porozumienie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
W przypadku każdej umowy najmu mamy do czynienia z dwoma stronami zobowiązania. Zwykle (choć niekoniecznie) jest to właściciel nieruchomości, który oddaje ją drugiej osobie- określany mianem wynajmującego, oraz osoba, która chce rzecz nająć (wziąć do odpłatnego korzystania), czyli najemca.
Z regulacji zawartych w Kodeksie cywilnym wynika, że wynajmujący nie musi być właścicielem przedmiotu najmu. Wystarczy, że służy mu skuteczne względem właściciela prawo do władania lokalem mieszkalnym z uprawnieniem do oddawania go osobie trzeciej do odpłatnego lub nieodpłatnego używania.
Wynajmującym lub najemcą mogą być także inne podmioty, niż osoby fizyczne. Umowę najmu mogą zawierać między sobą spółki czy fundacje. Nie jest to więc umowa „zarezerwowana” wyłącznie dla indywidualnych osób na ich cele prywatne.
Umowa najmu jest kształtowana zgodnie z wolą wynajmującego oraz najemcy – w praktyce oznacza to, że w takim zobowiązaniu można wskazać przeróżne postanowienia. Najważniejszymi są jednak określenie stron umowy, przedmiotu najmu, wysokości oraz sposobu i terminu płatności czynszu oraz ewentualnego czasu trwania zobowiązania.
Oprócz powyższych elementów strony mogą określić inne dodatkowe postanowienia, takie jak chociażby kary umowne za nieprzestrzeganie zasad zawartych w umowie, możliwość wprowadzenia kaucji, a także przedterminowego rozwiązania umowy, czy też regulacje związane z remontami lub naprawami rzeczy najętej.
Niezależnie od powyższego warto pamiętać, że najemca powinien przez czas trwania najmu używać rzeczy najętej w sposób w umowie określony, a gdy umowa nie określa sposobu używania – w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy. Jeżeli w czasie trwania najmu okaże się potrzeba napraw, które obciążają wynajmującego, najemca powinien zawiadomić go o tym niezwłocznie. Bez zgody wynajmującego najemca nie może czynić w rzeczy najętej zmian sprzecznych z umową lub z przeznaczeniem rzeczy. Jeżeli najemca używa rzeczy w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem rzeczy i mimo upomnienia nie przestaje jej używać w taki sposób albo, gdy rzecz zaniedbuje do tego stopnia, że zostaje ona narażona na utratę lub uszkodzenie, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia. Najemca może rzecz najętą oddać w całości lub części osobie trzeciej do bezpłatnego używania albo w podnajem, jeżeli umowa mu tego nie zabrania. W razie oddania rzeczy osobie trzeciej zarówno najemca, jak i osoba trzecia są odpowiedzialni względem wynajmującego za to, że rzecz najęta będzie używana zgodnie z obowiązkami wynikającymi z umowy najmu. Stosunek wynikający z zawartej przez najemcę umowy o bezpłatne używanie lub podnajem rozwiązuje się najpóźniej z chwilą zakończenia stosunku najmu.